Vacature Management Assistent Voorzitter College van Bestuur Universiteit Leiden

Wij zijn op zoek naar een ervaren, energieke en

servicegerichte managementassistent ter ondersteuning van de voorzitter van het College van Bestuur van Universiteit Leiden.

Functieomschrijving

Voor de voorzitter van het College van Bestuur zoeken wij een

ondernemende en energieke management assistent die sterk is in plannen en overzicht houden, goed verbanden kan leggen en prioriteiten kan stellen.

In deze zelfstandige functie ondersteun je de voorzitter van het CvB bij de dagelijkse werkzaamheden. Je kent de weg in de organisatie en je weet waar je de juiste informatie kunt vinden. Je legt verband tussen verzoeken van de voorzitter, inkomende berichten en de ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Je weet wat er speelt, anticipeert daarop en neemt waar nodig actie. Daarbij werk je nauw samen met de collega’s management assistenten.

Je hebt uitstekende sociale vaardigheden en bent daardoor een goede gesprekspartner voor zowel collega’s als externe relaties.

Wat doe je zoal?

• Complex agendabeheer met zowel interne als externe afspraken,
• rekening houdend met efficiënte tijdsplanning
• Ontvangen van gasten en assisteren bij representatieve
• evenementen
• Zo zelfstandig mogelijk de mailbox van de bestuurder
• behandelen, verwerken en acties doorzetten naar de desbetreffende beleidsdirecties
• Zorgen voor tijdige aanlevering van de juiste stukken voor
• diverse vergaderingen en voor het juist (digitaal) archiveren van deze stukken
• Zelfstandig prioriteren, verzorgen en behandelen van correspondentie,
• bewaken van de termijnen, vastleggen en zorgen voor dossiervorming
• Organiseren van (buitenlandse) reizen, inclusief hotels,
• transport en andere reisgerelateerde zaken
• Ondersteunen van de bestuurder in personele, facilitaire en ICT-zaken
• en verwerking van facturen en declaraties
• Samen met je collega’s management assistenten de kwaliteit en
• voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat van het CvB bewaken, eventuele problemen oplossen en verbeteringen doorvoeren en elkaar vervangen bij afwezigheid

Organisatie

De Universiteit Leiden is de oudste universiteit van

Nederland (opgericht in 1575). Met haar rijke historie behoort deze universiteit tot een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeks-universiteiten.

Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra en vervult het op een aantal terreinen ook een serviceverlenende rol voor de gehele organisatie (financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie).

Het College van Bestuur bestaat uit drie leden: de voorzitter, de rector magnificus en de vicevoorzitter. De voorzitter is belast met de strategische richting en het algemeen bestuur van de Universiteit Leiden en vertegenwoordigt de Universiteit Leiden binnen en buiten de universitaire gemeenschap. De voorzitter representeert de universiteit tijdens bestuurlijke en ambtelijke overlegorganen en in diverse allianties en netwerken (nationaal en internationaal) waar de Universiteit Leiden onderdeel van uitmaakt.

Het kantoor van het Bedrijfsbureau en College van Bestuur bevindt zich aan het Rapenburg, een van de mooiste grachten van Leiden in een prachtig pand, midden in het historische stadscentrum van Leiden.

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je hebt:

• Tenminste HBO werk- en denkniveau
• Ruime werkervaring in een vergelijkbare rol
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en externe belangen
• Overtuigingskracht, inlevingsvermogen en een sterke persoonlijkheid
• met natuurlijk overwicht
• Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden,
• ook in het Engels
• Een oplossingsgerichte, proactieve en flexibele werkhouding
• Affiniteit en ervaring met digitalisering van werkprocessen
• Relevante werkervaring in een wetenschappelijke omgeving of
• onderwijsinstelling is een pré
• Gevoel voor humor

Je bent:

• Een kei in plannen, prioriteiten stellen en overzicht
• bewaren
• In staat snel te schakelen, op diverse niveaus en met
• verschillende onderwerpen
• Zeer bedreven in MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
• en Teams
• Gestructureerd en nauwkeurig
• Stressbestendig, integer en discreet
• Resultaatgericht en daadkrachtig
• Een teamplayer
• Behulpzaam, sociaal en gastvrij

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een uitdagende zelfstandige functie met aanzienlijke
• verantwoordelijkheden
• Een prachtige werkplek in het hartje van Leiden
• Een enthousiast team met leuke collega’s
• Goed salaris afhankelijk van je ervaring
• Eindejaarsuitkering van 8,3%
• Vakantietoeslag van 8%
• Uitstekende opleidingsfaciliteiten
• Betaald ouderschapsverlof
• Mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op
• maat te kiezen
• Deels hybride werken is bespreekbaar
• Een contract voor 38 uur voor de duur van een jaar met
• uitzicht op een vast dienstverband

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd

binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in

Amsterdam.

Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Pro Assistance BV via frontoffice@pro-assistance.nl of 31612643200. Of bezoek hun website http://www.pro-assistance.nl/.